Règles de mise en œuvre de la comptabilité analytique des centres de formation d'apprentis (cfa) : évolution

Règles de mise en œuvre de la comptabilité analytique des centres de formation d'apprentis (cfa) : évolution

Aux termes d’un arrêté du 30 mars 2023 (JO du 15 avril), les règles de mise en œuvre de la comptabilité analytique des centres de formation d’apprentis (CFA) fixées par un arrêté du 21 juillet 2020 évoluent à compter de l’exercice comptable relatif à l’année 2022.

Les modifications apportées ont trait :

1. À l’objectif recherché au travers de la séparation comptable entre les prestations de formation professionnelle et les autres activités mises en œuvre par les organismes à activités multiples ;
2. À l’objectif recherché au travers de la comptabilité analytique ;
3. À l’obligation à la charge de l’organisme de formation professionnelle ;
4. A la révision de la définition du champ des obligations des organismes de formation professionnelle
5. Au cadre de détermination des produits et charges ;
6. À la date limite de transmission des produits et charges à France compétences
7. À la classification analytique des charges et des produits de l’activité apprentissage par diplôme et titre préparé.

1. Évolution de l’objectif recherché au travers de la séparation comptable entre les prestations de formation professionnelle et les autres activités mises en œuvre par les organismes à activités multiples

La séparation comptable entre les prestations de formation professionnelle et les autres activités mises en œuvre par les organismes à activités multiples n’a plus pour objet de permettre l’établissement du bilan pédagogique et financier annuel.

Si pour satisfaire à l’obligation de séparation, l’organisme de formation professionnelle doit toujours définir une 1ère clé de répartition des charges indirectes communes à l’ensemble de ses activités concernant l’immobilier, l’entretien, la maintenance, les différents flux (chauffage, eau, électricité), les services administratifs à caractère général et ceux liés au personnel, désormais cette clé doit être déterminée en priorité, soit en fonction des effectifs propres à chaque activité, soit des mètres carrés occupés par ces activités, soit des heures de prestations réalisées, ou, à défaut, toute autre méthode dûment justifiée et documentée. La détermination de cette 1ère clé en priorité, soit en fonction des effectifs propres à chaque activité, soit des mètres carrés occupés par ces activités, soit des heures de prestations réalisées, ou, à défaut, toute autre méthode dûment justifiée et documentée perd donc son caractère facultatif.

La 2ème clé de répartition des charges indirectes communes entre l’activité exercée au titre d’une part de la formation professionnelle continue et, d’autre part, de l’apprentissage doit dorénavant être opérée prioritairement, soit en fonction des effectifs propres à chaque activité de formation, soit en fonction des heures de formation réalisées ou, à défaut, toute autre méthode dûment justifiée et documentée ; la répartition des charges indirectes communes entre l’activité exercée au titre d’une part de la formation professionnelle continue et, d’autre part, de l’apprentissage revêt donc un caractère privilégié.

2. Évolution de l’objectif recherché au travers de la comptabilité analytique

À présent, la comptabilité analytique doit permettre de retracer les coûts et produits qui interviennent dans la réalisation de la formation, par apprentissage ; la comptabilité analytique n’a donc plus pour objet de permettre de retracer l’ensemble des coûts et produits qui interviennent dans la réalisation de la formation, par apprentissage.

3. Obligation à la charge de l’organisme de formation professionnelle

Le principe selon lequel au titre de l’année civile considérée, l’organisme de formation professionnelle, quel que soit son statut, qui réalise des prestations de formation par apprentissage, doit mettre en œuvre, pour cette activité, une comptabilité analytique selon la méthode dite des coûts complets est conservé.

Toutefois, désormais, cette comptabilité analytique doit permettre, d’une part, d’établir le coût propre à cette activité d’apprentissage et, d’autre part, d’identifier par diplôme et titre préparé, et par établissement, le coût de la formation délivrée dans ce cadre ainsi que les produits correspondants. L’identification par diplôme et par titre doit donc maintenant être faite sur le plan de l’établissement ; antérieurement, la tenue de la comptabilité analytique par établissement était requise uniquement lorsque les prestations se réalisent sur des sites différents.

Le mode d’identification et de répartition des produits attachés à l’activité de formation en apprentissage est inchangé ; ces produits doivent toujours être identifiés et répartis entre :

• Les produits issus de la facturation des contrats d’apprentissage ;
• Et les autres produits perçus au titre de l’apprentissage, mais également ceux correspondant aux dépenses libératoires des entreprises.

Le mode d’identification et de répartition des charges attachées à l’activité de formation par apprentissage est lui aussi conservé ; les charges attachées à l’activité de formation par apprentissage continuent à devoir être identifiées et réparties entre :

• Les charges directes et indirectes réputées incorporables du fait de leur nature telles que définies, notamment, aux articles D. 6332-78, II, et D. 6332-83 du Code du travail ;
• Et les autres charges réputées non incorporables qui sont étrangères à l’activité de formation par apprentissage. Les charges exceptionnelles sur opération de gestion ou en capital mais également financières relèvent par nature de cette catégorie.

En revanche, les modalités selon lesquelles la répartition des charges indirectes incorporables au titre de l’activité d’apprentissage s’effectue à partir d’une 3ème clé évoluent ; ainsi, désormais, la répartition des charges indirectes incorporables au titre de l’activité d’apprentissage s’effectue à partir d’une 3ème clé correspondant aux heures de formation propre à chaque diplôme et titre préparé ou à défaut en fonction des effectifs propres à chaque diplôme et titre préparé. La répartition des charges indirectes incorporables au titre de l’activité d’apprentissage ne s’effectue donc plus à partir d’une 3ème clé correspondant aux heures de formation propre à chaque diplôme et titre préparé ou à défaut en fonction des effectifs propres à chaque typologie de formation.

Les procédures d’affectation des charges aux comptes concernant l’activité de formation par apprentissage ainsi que la détermination des clés de répartition font partie intégrante du système d’information comptable et doivent à présent être définies de manière explicite dans une documentation interne des organismes de formation concernés ; leur mise en œuvre doit toujours être contrôlable. Cependant, maintenant à ce titre, l’organisme de formation professionnelle doit transmettre, chaque année, une note de synthèse explicative à France compétences dans les conditions mentionnées ci-après.

4. Révision de la définition du champ des obligations des organismes de formation professionnelle

La définition du champ des obligations des organismes de formation professionnelle est révisé :

• Lorsque la comptabilité n’est pas tenue par un comptable public : l’organisme doit justifier du respecte l’obligation de désigner un commissaire aux comptes en application des dispositions des articles L. 6352-8 à L. 6352-9 du Code du travail et dans les conditions des articles R. 6352-19 à R. 6352-21 du Code du travail ; le commissaire aux comptes de l’organisme ou, à défaut, son expert-comptable doit établir une attestation relative à la fiabilité des éléments comptables et financiers mentionnés ci-dessus, remis à France compétences (disposition nouvelle) ;

• Lorsque la comptabilité est tenue par un comptable public, ce dernier, ou, à défaut, le représentant légal de l’organisme doit établir une attestation relative à la fiabilité des éléments comptables et financiers remis à France compétences (disposition nouvelle).

Désormais, France compétences peut, le cas échéant, sur demande, solliciter l’organisme de formation professionnelle afin d’obtenir des précisions sur la détermination des coûts des formations en apprentissage qu’il met en œuvre.

France compétences a dorénavant l’obligation d’adresser, chaque année, à l’administration en charge du contrôle de la formation professionnelle, la liste des CFA qui ont satisfait aux obligations prévues par l’arrêté du 13 avril 2023.

5. Maintien du cadre de détermination des produits et charges

Le principe selon lequel les produits et les charges déterminés par diplôme et titre préparé doivent l’être au titre d’une année civile quelle que soit la date de clôture des comptes de la structure est inchangé.

6. Date limite de transmission des produits et charges à France compétences

À présent, les produits et les charges déterminés par diplôme et titre préparé établis au titre d’une année civile quelle que soit la date de clôture des comptes de la structure doivent être transmis à France compétences avant le 31 juillet de l’année qui suit l’année civile considérée. Jusqu’à ce jour, la réglementation ne fixait pas de date.

Le principe selon lequel le cas échéant, l’organisme de formation professionnelle concerné doit établir un bilan comptable intermédiaire au 31 décembre de chaque année est maintenu.

7. Nouvelle classification analytique des charges et des produits de l'activité apprentissage par diplôme et titre préparé

Une nouvelle classification analytique des charges et des produits de l’activité apprentissage par diplôme et titre préparé est fixée en annexe de l’arrêté du 13 avril 2023.

La principale modification apportée par l’arrêté du 13 avril consiste en l’ajout d’une mention relative aux unités de formation en apprentissage (UFA) dans la rubrique « Produits annuels-année » ; il est désormais demandé d’indiquer le nombre d’UFA, leur intitulé, leur adresse et le nombre d’apprentis.

 

Charges annuelles – année civile

Produits annuels – année civile

Pédagogie et accompagnement :

Pédagogie :

–          Conception des enseignements

–          Réalisation des enseignements

–          Evaluation des enseignements

–          Démarche qualité

–          Autres

Accompagnement :

–          Accompagnement social

–          Accompagnement au titre de la promotion de la mixité et de l’égalité femmes-hommes

–          Accompagnement professionnel (dans le projet, vers l’emploi, recherche d’entreprises y compris en cas de rupture de contrat)

–          Accompagnement des apprentis en situation de handicap

–          Autres accompagnements

Frais annexes à la formation – décret n° 2018-1345 du 28/12/2018

Restauration et hébergement

–          Hébergement (charges d’exploitation et autres)

–          Restauration (charges d’exploitation et autres)

–          Premier équipement pédagogique nécessaire à l’exécution de la formation

–          Mobilité internationale des apprentis

Autres :

–          Frais de déplacement pour les ultramarins

–          Autres frais annexes (éventuelles dépenses pour le transport des apprentis, et tout autre dépense qui ne rentre pas dans les catégories issues du décret n° 2018-1345 du 28/12/2018 sur les frais annexes)

Structure et fonctions supports : regroupe les frais d’administration et de gestion, d’énergie, des frais de personnel non affectés à la pédagogie, réunions de la gouvernance, locaux, honoraires, assurances, taxes…

Communication et frais de réseau (cotisations)

Dotations aux amortissements :

–          -Inférieures à 3 ans

–          -Supérieures à 3 ans

Charges non incorporables : impôt sur les bénéfices, certaines charges financières ou charges exceptionnelles…

Chiffre d’affaires : facturation des contrats d’apprentissage en provenance des :

–          Opco :

–          Entreprises (au sens reste à charge) :

–          Régions (au sens abondement) :

–          Autres :

Autres produits relatifs à l’apprentissage, mais non liés directement au contrat issus des :

–          Régions : (au sens subvention de fonctionnement)

–          Autres :

Produits relatifs aux frais annexes (restauration, hébergement, autres)

Quote part de subvention relative à des investissements

Autres produits incorporables (ventes de produits, produits exceptionnels, reprises des dotations en lien avec les formations…)

Produits non incorporables : certains produits financiers ou produits exceptionnels

En cas de recours à des UFA, nombre, intitulé et adresse :

Nombre d’apprentis :

 

8. Date d’entrée en application

Les dispositions de l’arrêté du 13 avril 2023 s’appliquent à compter de l’exercice comptable relatif à l’année 2022.

Pour en savoir plus :

Arrêté du 13 avril 2023 (JO du 15) https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000047445379

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