Ce qui change en matière de réglementation
sur la qualité formation

Ce qui change en matière de réglementation sur la qualité formation

La réglementation sur la qualité formation a fait l’objet, au début de l’été 2023, d’une importante révision (arrêté du 31 mai 2023, JO du 8 juin). En effet, cette rénovation concerne :

-Les modalités d’audit associées au référentiel national qualité ;
-Les exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs;
-Les listes des prestataires certifiés par les organismes et les instances mentionnés à l’article L. 6316-2 du Code du travail et des établissements réputés avoir satisfait à l’obligation de certification mentionnés à l’article L. 6316-4 du Code du travail.

Ce nouveau cadre entre en principe en vigueur à compter du 9 juin 2023, une exception et des dispositions particulières s’appliquant néanmoins.

1. Les nouvelles modalités d'audits associés au référentiel national qualité

Les modalités des 3 audits , initial, surveillance et renouvellement, associés au référentiel qualité sont revues. Des modifications sont apportées aux règles relatives au traitement des non-conformités, au traitement des signalements, au cadre applicable aux organismes multi-sites, aux mécanismes de transfert de certification, et au dispositif applicable après un refus ou un retrait de certification.

a) Les nouvelles conditions de réalisation de l’audit initial

L’audit initial continue à nécessiter la collecte préalable par l’organisme certificateur auprès de l’organisme candidat à la certification de données ; mais, le champ de ces données évolue. Ainsi, ces données sont désormais les suivantes :

• La dénomination de l’organisme et son numéro d’enregistrement au répertoire SIRENE (numéro SIREN) -disposition nouvelle ;

• Le statut juridique de l’organisme et les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de la personne physique candidate – disposition nouvelle ;

• Le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la preuve du dépôt de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de 3 mois ;

• Les catégories d’actions concernées par la certification ;

• Une description de l’activité de l’organisme en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences, précisant les catégories d’actions mentionnées à l’article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l’organisme réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s’il confie la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s’il intervient pour le compte d’un autre organisme de formation – disposition nouvelle;

• La liste exhaustive des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée ;

• Un organigramme nominatif et fonctionnel de l’organisme – disposition nouvelle ;

• Le cas échéant, les preuves de certifications ou labellisations déjà obtenues, leur validité et périmètre – disposition nouvelle ;

• La période souhaitée pour l’audit ;

• Le dernier bilan pédagogique et financier transmis conformément aux dispositions de l’article l. 6352-11 du code du travail ou, en l’absence de ce document, pour les organismes débutant leur activité de dispensateur d’actions concourant au développement des compétences, le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à l’activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences, établi à partir des données comptables issues, selon leur statut juridique, du livre journal, du grand livre ou du livre des recettes encaissées dans ce cadre, l’organisme certificateur peut être amené à valider l’état des produits par l’examen, sur place, des données comptables retenues par l’organisme candidat – disposition nouvelle.

L’organisme candidat doit à présent joindre au contrat de certification une déclaration sur l’honneur, datée et signée, attestant qu’il n’a pas, à la date de conclusion du contrat, conclu un contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées ni fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de trois mois sur ces catégories. Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à l’organisme certificateur ou lors de l’audit peut entraîner le refus de la certification, à l’issue d’une procédure contradictoire mise en place par l’organisme certificateur – disposition nouvelle.

Ce qui ne change pas :

L’organisme certificateur doit toujours proposer, dans un délai maximal de 30 jours calendaires après réception du contrat conclu avec l’organisme candidat et de l’ensemble des pièces, une date de réalisation de l’audit en tenant compte de la période souhaitée par l’organisme candidat. Toutefois, l’auditeur doit désormais prendre connaissance de l’ensemble des données préalablement à l’audit – disposition nouvelle. L’organisme certificateur doit établir et communiquer un plan d’audit à l’organisme candidat qui détermine le périmètre de l’audit, les noms des personnes de l’organisme candidat à rencontrer et indique les indicateurs du référentiel concernés par l’audit.

Les règles selon lesquelles l’organisme candidat doit s’engager à disposer de tous les éléments de preuves permettant d’attester de la conformité au référentiel et susceptibles d’être demandés par l’auditeur lors de l’audit et l’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité sont conservées.

Les dispositions aux termes desquelles l’analyse des non-conformités, mineures et majeures, et des plans d’actions associés peut conduire l’organisme certificateur à délivrer la certification sur les seules catégories d’actions conformes et objets de la demande sont maintenues.

Il en est de même de celles prévoyant que l’existence d’au moins 5 non-conformités mineures non levées à la prise de décision constitue une non-conformité majeure et qu’une certification ne peut être délivrée tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée.

Ce qui change :

Dorénavant, lorsque, lors de l’audit, en cas de constatation d’éléments nouveaux de nature à affecter la durée d’audit initialement prévue au contrat, l’organisme certificateur doit ajuster la durée de l’audit ou, à défaut, réaliser un audit complémentaire pour assurer la conformité de l’audit initial aux modalités de calcul de la durée d’audit prévues à l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019.

La règle selon laquelle l’organisme certificateur doit réaliser l’audit dans les locaux de l’organisme candidat et que dans le cas où celui-ci ne dispose pas de locaux dédiés à la réalisation des actions, les parties peuvent convenir du lieu de réalisation de l’audit est clairement spécifiée.

Il en est de même de la disposition aux termes de laquelle la mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’actions concourant au développement des compétences concernée est désormais fixée comme étant un prérequis pour le déclenchement de l’audit qui est à présent nettement stipulée.

L’échantillonnage par l’auditeur des actions à auditer doit à présent être représentatif de l’activité du prestataire d’actions concourant au développement de compétences sur la période de référence et être communiqué à l’organisme audité une fois réalisée la réunion d’ouverture de l’audit.

Pour la vérification de la conformité de l’organisme aux exigences du référentiel national « qualité » , est considéré comme nouvel entrant :

  • Un prestataire d’actions concourant au développement des compétences dans sa 1ère année d’activité ;
  • Un prestataire d’actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie – disposition nouvelle.

Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national font l’objet de modalités d’audit adaptées. Pour ces indicateurs, l’organisme certificateur doit à présent procéder à la vérification de la formalisation du processus à l’audit initial, la mise en œuvre effective de l’indicateur par l’organisme audité étant vérifiée à l’audit de surveillance (voir ci-après).

Le support d’enregistrement d’audit transmis par l’auditeur à l’organisme certificateur doit dorénavant mentionner l’échantillonnage des actions réalisé par l’auditeur par catégorie d’actions concourant au développement des compétences auditée et la justification de l’échantillonnage, ainsi que les éléments de preuve apportés par l’organisme candidat et consultés lors de l’audit.

Les conclusions de l’audit datées et signées par l’auditeur doivent être notifiées à l’organisme candidat selon la procédure et le délai prévus par l’organisme certificateur. Lorsque l’organisme candidat sollicite la certification pour différentes catégories d’actions, le libellé de la non-conformité doit spécifier la ou les catégories d’actions concernées.

L’organisme certificateur doit vérifier, avant la délivrance du certificat, la validité du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’organisme candidat à partir de la liste publique mentionnée à l’article L. 6351-7-1 du Code du travail.

SI la règle selon laquelle conformément à la norme internationale d’accréditation correspondant à l’exercice de l’activité de certification des produits, des procédés et des services, le certificat délivré par l’organisme certificateur doit comporter les informations suivantes : la raison sociale de l’organisme ; la portée de la certification (la ou les catégories d’actions concernées et la référence au programme de certification) ; l’adresse du ou des sites de l’organisme ; la date de début de validité de la certification et sa date d’échéance ; le nom et l’adresse de l’organisme certificateur ; le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’organisme ; la marque de certification ou la référence à l’article L. 6316-1 du code du travail mentionnant l’obligation de certification, est inchangée ; toutefois, une nouvelle mention est ajoutée : le numéro d’enregistrement au répertoire SIRENE de l’organisme (numéro Siren).

L’organisme certifié doit afficher son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l’absence de site internet, il doit en communiquer une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur mentionné à l’article l. 6316-1 du code du travail qui en fait la demande;

Lorsque l’organisme certificateur constate qu’une certification a été délivrée sur la base de fausses déclarations de l’organisme audité, il doit engager une procédure de retrait de la certification, comprenant une procédure contradictoire.

b) Renforcement du cadre de l’audit de surveillance

Ce qui ne change pas :

La règle selon laquelle l’audit de surveillance continue de devoir être réalisé entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification est maintenue.

L’audit de surveillance a toujours pour objet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliquée.

Le champ de l’analyse conduite par l’auditeur est conservé.  

Les règles relatives aux conditions de réalisation de l’audit de surveillance sont maintenues

Ce qui change :

L’organisme certificateur doit désormais procéder a minima à une revue des indicateurs suivants :

• Les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial ; une attention particulière doit être prêtée à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place ;

• Les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures applicables à l’organisme audité ;

• Les indicateurs 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 du référentiel national qualité ;

• Pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, applicables à l’organisme audité.

Pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants à l’audit initial, l’organisme certificateur doit à présent procéder à la revue de l’ensemble des indicateurs applicables à l’organisme audité.

Le cas échéant, l’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformités avec le référentiel.

L’organisme certificateur doit dorénavant vérifier que l’organisme certifié respecte l’obligation d’affichage et de communication du certificat (voir ci-dessus). Le manque de-respect de cette obligation donne lieu à une non-conformité majeure.

Avant l’audit, l’organisme certificateur doit à présent collecter auprès du prestataire :

  • Les éléments nécessaires à l’actualisation des données administratives de l’organisme, notamment les coordonnées du dirigeant, un organigramme à jour de l’organisme et la ou les adresses des sites ;
  • Une description de l’activité de l’organisme en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences depuis l’obtention de la certification, précisant les catégories d’actions concourant au développement des compétences mises en œuvre et indiquant si l’organisme a réalisé des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s’il a confié la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s’il est intervenu pour le compte d’un autre organisme de formation ;
  • Le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire, en vue de déterminer la durée de l’audit.

Dans le cas d’un organisme audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance est majorée d’une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée à l’audit de surveillance.

Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à l’organisme certificateur ou lors de l’audit peut entraîner le retrait de la certification à l’issue d’une procédure contradictoire mise en place par l’organisme certificateur.

L’organisme certificateur doit établir et communiquer à l’organisme audité un plan d’audit qui détermine le périmètre de l’audit, les noms des personnes de l’organisme à entendre en entretien et indique les indicateurs du référentiel concernés par l’audit.

L’échantillonnage par l’auditeur des actions à auditer doit être représentatif de l’activité du prestataire d’actions concourant au développement de compétences sur la période de référence. L’échantillonnage ne doit pas être communiqué à l’organisme audité avant la réunion d’ouverture de l’audit.

L’organisme audité doit s’engager à disposer de tous les éléments de preuves permettant d’attester de la conformité au référentiel et susceptibles d’être demandés par l’auditeur lors de l’audit. L’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité.

Le support d’enregistrement d’audit transmis par l’auditeur à l’organisme certificateur doit mentionner l’échantillonnage des actions réalisé par l’auditeur par catégorie d’actions auditée et la justification de l’échantillonnage, ainsi que les éléments de preuve apportés par l’organisme et consultés lors de l’audit.

Les conclusions de l’audit datées et signées par l’auditeur sont notifiées à l’organisme audité selon la procédure et le délai prévus par l’organisme certificateur. Lorsque l’organisme est certifié pour différentes catégories d’actions, le libellé de la non-conformité spécifie la ou les catégories d’actions concernées.

c) Affermissement des modalités de réalisation de l’audit de renouvellement

Ce qui ne change pas :

Le principe selon lequel le renouvellement de la certification suppose la réalisation d’un audit de renouvellement sur place avant la date d’échéance du certificat ; toutefois, désormais, l’audit de renouvellement a lieu dans des délais compatibles avec la levée, avant échéance du certificat, des non-conformités majeures éventuelles.

Les dispositions suivant lesquelles : l’audit de renouvellement donne lieu à l’obtention d’un nouveau certificat ; la décision de renouvellement intervient avant l’expiration de la certification ; en cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat.

Ce qui change :

L’audit de renouvellement doit désormais être réalisé conformément au déroulement d’un audit initial, en vérifiant le cas échéant la mise en œuvre des actions correctives définies au plan d’actions pour traiter les non-conformités détectées lors l’audit de surveillance précédent.

Dans le cas où la demande de renouvellement de la certification est adressée à un organisme certificateur différent de celui ayant délivré la certification antérieure, la déclaration sur l’honneur (voir ci-dessus) est remplacée par une déclaration de l’organisme candidat attestant qu’il n’a pas conclu un nouveau contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées et mentionnant la date de fin de la certification en cours de validité.

Le nouvel organisme certificateur doit collecter auprès de l‘ancien organisme certificateur une copie du certificat antérieur, un dossier détaillant les non-conformités détectées à l’audit précédent, le plan d’actions correctives associé et l’état de résolution des non-conformités, ainsi que, le cas échéant, les réclamations reçues.

d) Complément au régime de traitement des non-conformités

Le régime de traitement des non-conformités est désormais le suivant :

Une certification peut être désormais refusée, suspendue ou retirée, au regard de la gravité et/ ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées, dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces.

Les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 du référentiel national figurant à l’annexe mentionnée à l’article D. 6316-1-1 du Code du travail ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures. Les autres indicateurs du référentiel peuvent être pondérés et donner lieu à des non-conformités mineures ou majeures.

La mise en œuvre des actions correctives ne doit pas dépasser un délai fixé en fonction du niveau de gravité des non-conformités, à compter de la notification des non-conformités à l’organisme audité :

• Pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de 6 mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ;

• Pour une non-conformité majeure, la mise en œuvre d’actions correctives doit être effective sous 3 mois, et vérifiée par l’organisme certificateur avant toute décision relative à la certification dans un délai qui ne peut excéder un mois à compter de l’expiration du délai de 3 mois. A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans le délai de trois mois, la certification n’est pas délivrée ou est suspendue. Dans le cadre de l’audit initial, l’organisme certificateur notifie alors le refus de certification à l’organisme candidat. Dans le cadre de l’audit de surveillance, d’un audit complémentaire ou de l’audit de renouvellement, l’organisme certificateur notifie la suspension de la certification à l’organisme candidat. La suspension de la certification est levée par l’organisme certificateur à la suite de la réception de preuves permettant de constater le retour en conformité et le solde des non-conformités majeures. A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de 3 mois après la notification de la suspension, la certification est retirée ou n’est pas renouvelée.

La vérification du traitement des non-conformités peut donner lieu à la réalisation d’un audit complémentaire, à distance ou sur site.

 

e) Définition d’un cadre de traitement des signalements

En cas de signalement auprès de l’organisme certificateur portant sur le non-respect du référentiel national figurant à l’annexe mentionnée à l’article D. 6316-1-1 du Code du travail par un organisme qu’il a certifié, l’organisme certificateur procède à l’enregistrement et au traitement du signalement conformément aux exigences de la norme internationale d’accréditation correspondant à l’exercice de l’activité de certification des produits, des procédés et des services en matière de traitement des plaintes. En tant que de besoin, il réalise un audit complémentaire, à distance ou sur site, pour vérifier la conformité de l’organisme au référentiel.

L’audit complémentaire peut donner lieu au constat de non-conformités avec le référentiel.

En fonction de la gravité du signalement, l’organisme certificateur peut décider de suspendre, à titre conservatoire, la certification de l’organisme dans l’attente de la réalisation d’un audit complémentaire.

L’organisme certificateur prend les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité de l’identité de la personne à l’origine du signalement.

f) Retouches apportées au cadre applicable aux organismes multi-sites

Ce qui ne change pas :

La définition de l’organisme multi-sites
Le principe de l’échantillonnage par l’organisme certificateur d’un panel de sites à auditer dans certaines conditions
La constitution de l’échantillonnage
L’interdiction d’exclure un site du périmètre de la certification.

Ce qui change :

Au moment du processus de prise de décision, si un ou plusieurs sites présentent une non-conformité majeure, la certification est, dans le cadre de l’audit initial, refusée ou, dans le cadre des audits de surveillance, de renouvellement ou complémentaire, suspendue pour l’ensemble de l’organisme multi-sites jusqu’à ce que celui-ci prenne des mesures correctives satisfaisantes, dans la limite des délais prévus.
Si l’organisme multi-sites souhaite ajouter un nouveau site, ce site doit être audité avant d’être inclus dans le certificat, en plus de la surveillance prévue dans le plan d’audit. Lorsque l’organisme multi-sites souhaite ajouter plusieurs nouveaux sites, un échantillonnage des sites à auditer est réalisé par l’organisme certificateur. L’échantillon est la racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l’entier le plus proche. En complément de l’audit des nouveaux sites, l’organisme certificateur audite la fonction centrale.

Après intégration du ou des nouveaux sites sur le certificat, ils doivent être ajoutés aux sites du périmètre pour déterminer la taille de l’échantillon et la durée des prochains audits de surveillance ou de renouvellement.

Si tout ou partie des nouveaux sites mettent en œuvre une nouvelle catégorie d’actions, l’organisme multi-sites sollicite conjointement une demande d’extension de sa certification sur cette catégorie. L’échantillonnage des sites à auditer est constitué à partir des nouveaux sites, en incluant ceux à auditer sur les catégories d’actions déjà certifiées et ceux concernés par la demande d’extension de la certification sur la nouvelle catégorie d’actions.
Lorsqu’un organisme certifié sur un site unique étend son activité sur un ou plusieurs sites, l’organisme satisfait à un nouvel audit initial conformément aux modalités d’audit d’un organisme multi-sites prévues au présent arrêté. A cet effet, un nouveau contrat est conclu avec l’organisme certificateur.

g) Enrichissement des mécanismes de transfert de certification

Ce qui ne change pas :

La définition du mécanisme de transfert d’une certification.
La procédure de demande de transfert et de réception de la demande par l’organisme certificateur
L’exigence de motivation des refus par écrit et de leur communication à l’organisme demandant le transfert.

Ce qui change :

Tout organisme souhaitant changer d’organisme certificateur doit désormais déposer une nouvelle demande de certification et satisfaire à un audit initial ou transférer sa demande à un certificateur accrédité.
En réalisant une demande de transfert, l’organisme autorise l’ancien organisme certificateur à transmettre les informations requises à l’organisme certificateur récepteur. L’organisme certificateur récepteur vérifie que les activités certifiées entrent dans le cadre de la portée de son accréditation et que l’organisme souhaitant transférer la certification possède une certification conforme au dispositif en vigueur.
L’organisme certificateur s’assure, par tous moyens, que la certification de l’organisme demandant le transfert n’est pas suspendue ou retirée. Dans le cas où la certification de l’organisme est suspendue ou retirée, le transfert de la certification n’est pas possible.
L’organisme récepteur examine les éléments transmis par l’ancien organisme certificateur, l’état des non-conformités en suspens, les dernières conclusions d’audit, le cas échéant les réclamations reçues et les actions correctives mises en œuvre.
Dans le cas où l’ancien organisme certificateur refuse de transmettre les pièces, l’organisme récepteur le signale à l’instance nationale d’accréditation.
En l’absence de dossier détaillé transmis par l’ancien organisme certificateur ou lorsque la demande de transfert fait suite à la non-obtention ou au retrait d’accréditation de l’organisme certificateur, un audit complémentaire, constitué a minima de la vérification de la conformité au référentiel par l’analyse d’une action conduite depuis le précédent audit pour chaque catégorie d’action de la portée de la certification, est mené par l’organisme certificateur récepteur avant la décision de reprise de la certification. Les résultats de l’audit peuvent conduire l’organisme certificateur à refuser le transfert.
L’organisme récepteur informe l’ancien organisme certificateur de sa décision d’acceptation ou de refus du transfert de certification. La décision de transfert de certification fait l’objet de l’émission d’un nouveau certificat qui reprend l’échéance du certificat antérieur. La délivrance du certificat par le nouvel organisme certificateur entraîne la caducité du certificat précédemment émis par l’ancien organisme certificateur.

h) Dispositif applicable après un refus ou un retrait de certification

Ce qui ne change pas :

L’interdiction faite à un organisme candidat ayant fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification par un organisme certificateur sur une catégorie d’actions de déposer une nouvelle demande ayant pour objet cette catégorie d’actions avant un délai de 3 mois à compter de la date du refus ou du retrait.

L’obligation faite à l’organisme candidat ayant fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification par un organisme certificateur sur une catégorie d’actions d’indiquer, ce délai passé, à l’organisme certificateur les non-conformités signalées et de démontrer leur résolution.

Ce qui change :

Dans le cas d’une extension de certification par l’organisme candidat en sus des catégories d’actions déjà certifiées, auprès de l’organisme certificateur, un audit d’extension de la certification sur les catégories d’actions de la demande est mis en œuvre pour procéder à l’extension de la certification ; cet audit est réalisé à tout moment du cycle de certification conformément au déroulement d’un audit initial dans le périmètre de l’extension.

Pour déterminer la durée de l’audit, l’organisme certificateur doit recueillir le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire – disposition nouvelle.

Lorsqu’un organisme multi-sites demande l’extension de sa certification sur une nouvelle catégorie d’actions, l’échantillonnage doit être réalisé sur les sites concernés par la demande d’extension.

En cas de décision positive, le certificat de l’organisme est mis à jour en conséquence. Le plan d’audit (contenu de l’audit, durée …) pour les audits suivants tient compte de l’extension du champ de la certification.

2. Exigences requises pour l'accréditation des organismes certificateurs

5 points du cadre juridique fixant les exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs sont modifiés :

– les conditions de certification et de délivrance de certificat par un organisme non encore accrédité ;

– les mécanismes de suspension d’accréditation ;

– les modalités de retrait d’accréditation ;

– la procédure de mutation des règles relatives à la cessation d’activité ;

– les modalités applicables en cas de nouvelle demande après un refus ou un retrait d’accréditation.

a) Les conditions de certification et de délivrance de certificat par un organisme non encore accrédité

Ce qui ne change pas :

Après notification de la décision de recevabilité favorable de la demande d’accréditation par l’instance d’accréditation, l’organisme certificateur reste autorisé à démarrer les activités de certification et à délivrer des certificats hors accréditation.

Une fois l’accréditation obtenue, l’organisme doit toujours réémettre les certificats sous accréditation selon les règles de l’instance d’accréditation.

Ce qui change :

En revanche, il ne peut plus désormais accepter de demandes de transfert de certification. De plus, l’organisme certificateur qui détient déjà une accréditation pour la certification de produits et services est à présent autorisé à délivrer au maximum 50 certificats hors accréditation ; l’organisme certificateur qui ne détient pas d’accréditation pour la certification de produits et services est quant à lui autorisé à délivrer au maximum 25 certificats hors accréditation – disposition nouvelle.
L’organisme certificateur doit obtenir l’accréditation dans un délai de 12 mois à compter de la décision de recevabilité favorable prononcée par l’instance d’accréditation. Pour les besoins de l’évaluation menée par l’instance d’accréditation, sur demande motivée, le ministre chargé de la formation professionnelle peut désormais prolonger ce délai dans la limite de 3 mois – disposition nouvelle.
A défaut d’obtention de l’accréditation, les certificats déjà délivrés restent valides pendant une période de 6 mois à compter de la notification de la décision de refus d’accréditation à l’organisme certificateur par l’instance d’accréditation ou, en l’absence de décision de refus, à compter de l’échéance du délai fixé pour l’obtention de l’accréditation ;
Les prestataires titulaires d’un certificat délivré par cet organisme certificateur doivent à présent solliciter un nouveau certificateur accrédité pour transférer leur certification, dans les conditions prévues à l’article 7 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national.
L’organisme certificateur doit dorénavant informer les prestataires qu’il a certifiés du défaut d’obtention de son accréditation par l’instance d’accréditation et des modalités de transfert de certification, dans un délai qui ne peut excéder 15 jours à compter de la notification de la décision de refus d’accréditation, et en apporter la preuve au ministre chargé de la formation professionnelle.

- Les mécanismes de suspension d'accréditation

Ce qui change :

En cas de suspension de l’accréditation, l’organisme certificateur n’est toujours plus autorisé à délivrer de certificats jusqu’à la levée de cette suspension par l’instance d’accréditation. En revanche, l’organisme certificateur peut réaliser les audits complémentaires et de surveillance des organismes déjà certifiés à la date de notification de la décision de suspension. Les certificats délivrés avant la suspension de l’accréditation restent valides jusqu’à leur date d’échéance, sous réserve, le cas échéant, des conclusions des audits.

- Les modalités de retrait d'accréditation

Ce qui change :

En cas de retrait de l’accréditation, l’organisme certificateur n’est plus autorisé à délivrer de certificats. Les certificats qu’il a délivrés restent valides durant une période de 6 mois à compter de la notification de la décision de retrait d’accréditation à l’organisme certificateur par l’instance d’accréditation.

L’organisme certificateur informe les prestataires qu’il a certifiés du retrait de son accréditation et des modalités de transfert de certification, dans un délai qui ne peut excéder 15 jours à compter de la notification de la décision de retrait d’accréditation, et en apporte la preuve au ministre chargé de la formation professionnelle.

Ce qui ne change pas :

Les prestataires titulaires d’un certificat délivré par cet organisme certificateur peuvent toujours solliciter un autre organisme certificateur accrédité pour transférer leur certification (voir ci-dessus).

- La procédure de mutation des règles relatives à la cessation d’activité

Ce qui change :

En cas de cessation d’activité, quelle qu’en soit la cause, l’organisme certificateur n’est plus autorisé à délivrer de certificats. Les certificats qu’il a délivrés restent valides durant une période de six mois à compter de la date de cessation d’activité de l’organisme certificateur. Il informe les prestataires qu’il a certifiés de sa cessation d’activité et des modalités de transfert de certification, et en apporte la preuve au ministre chargé de la formation professionnelle.

Ce qui ne change pas :

Les prestataires concernés peuvent là aussi toujours solliciter un autre organisme certificateur accrédité afin de transférer, le cas échéant, leur certification (voir ci-dessus).

- Les modalités applicables en cas de nouvelle demande après un refus ou un retrait d'accréditation

Ce qui change :

En cas de nouvelle demande après un refus ou un retrait d’accréditation, désormais :

• L’organisme certificateur ayant fait l’objet d’un refus ou d’un retrait d’accréditation ne peut pas déposer une nouvelle demande d’accréditation avant un délai de six mois à compter de la date du refus ou du retrait ;

• L’organisme doit joindre à sa nouvelle demande d’accréditation les éléments attestant du respect des obligations des organismes certificateurs en matière d’information des prestataires certifiés et de transmission des informations nécessaires au transfert de certification aux organismes certificateurs qui en font la demande. Il doit démontrer à l’instance d’accréditation qu’il a remédié au (x) motif (s) de refus de sa demande d’accréditation initiale ou de retrait de son accréditation ;

• A compter de la notification de la décision de recevabilité favorable de la nouvelle demande d’accréditation par l’instance d’accréditation, l’organisme certificateur est autorisé à démarrer les activités de certification et à délivrer au maximum cinq certificats avant l’obtention de l’accréditation.

Dorénavant, l’instance d’accréditation doit notifier au ministre chargé de la formation professionnelle toute décision relative à la recevabilité de la demande, à l’octroi et à l’évolution du périmètre ou du statut de l’accréditation d’un organisme certificateur ou à son refus, en précisant la date de prise d’effet de la décision.

Le ministre chargé de la formation professionnelle peut désormais informer les prestataires certifiés par l’organisme certificateur du défaut d’obtention ou du retrait de l’accréditation ou de la cessation d’activité de l’organisme certificateur.

3. Liste publique des organismes certifiés

Ce qui ne change pas :

Les organismes certifiés restent identifiés sur la liste publique mentionnée à l’article L. 6351-7-1 du Code du travail en précisant les catégories d’actions concernées par la certification.

Ce qui change :

Dorénavant le ministre chargé de la formation professionnelle doit transmettre sur demande aux organismes mentionnés à l’article L. 6316-1 du Code du travail (opérateurs de compétences – OPCO, Etat, régions, commissions paritaires interprofessionnelles régionales – CPIR, en particulier) la liste des organismes certifiés avec la mention de l’organisme certificateur ou de l’instance de labellisation ayant délivré la certification et les dates de validité de la certification.

4. Dates d’entrée en application

Principe

1er septembre 2023

Exceptions

9 juin 2023 pour ce qui concerne les dispositions relatives :

–          Au traitement des non-conformités ;

–          Au transfert de certification ;

–          À une nouvelle demande après un refus de certification ;

–          Aux conditions requises pour l’obtention de l’accréditation en tant qu’organisme certificateur.

Dispositions particulières

§  Pas d’application de la règle relative au nombre maximum de certificats pouvant être délivrés par un organisme certificateur avant son accréditation à l’organisme certificateur ayant fait l’objet d’une décision de recevabilité favorable avant le 9 juin 2023

§  Pas d’application du délai de carence avant le dépôt d’une nouvelle demande d’accréditation après un refus ou un retrait d’accréditation à l’organisme certificateur dont la date de refus ou de retrait d’accréditation avant le 9 juin 2023

§  Pas d’application de la règle fixant le nombre maximum de certificats pouvant être délivrés par un organisme certificateur qui obtient une nouvelle recevabilité favorable après un refus ou un retrait d’accréditation à l’organisme certificateur dont la nouvelle demande d’accréditation a fait l’objet d’une décision de recevabilité favorable avant le 9 juin 2023

Pour en savoir plus

Arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du Code du travail https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000038565293/2021-04-11

Arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs prévues à l’article R. 6316-3 du Code du travail https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/LEGITEXT000038570077/

Arrêté du 1er février 2021 modifié relatif aux listes des prestataires certifiés par les organismes et les instances mentionnés à l’article L. 6316-2 du Code du travail et des établissements réputés avoir satisfait à l’obligation de certification mentionnés à l’article L. 6316-4 du Code du travail

https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000043106445

Besoin d’infos complémentaires ?

Contacter la Direction des Affaires Juridiques et de la Vie Institutionnelle (DAJVI) du CCCA-BTP :
yolande.sellier@ccca-btp.fr | tél. : 01 40 64 26 79