La circulaire du 7 mai 2023 fixe notamment les dispositions communes applicables aux diplômes nationaux et aux diplômes délivrés dans le cadre d’un partenariat international. Ces dispositions communes sont les suivantes :

– Nom du ou des ministères lequel doit être conforme au décret relatif à la composition du Gouvernement au moment de la signature du diplôme.

– Nom de l’établissement accrédité pour les diplômes nationaux lequel doit être conforme à la dénomination de chaque établissement fixée par voie réglementaire ; le nom d’usage dont se sont dotés certains établissements par délibération de leur conseil d’administration ne peut être mentionné sur le diplôme. Le logo de l’établissement peut également y figurer en veillant à la prééminence du nom du ministère ; le nom de l’établissement peut être désigné en entier ou à l’aide d’abréviations réglementairement admises ; lorsque plusieurs établissements sont accrédités afin de délivrer conjointement un diplôme national, le nom de chacun des établissements concernés peut figurer sur le diplôme ; les établissements en co-accréditation figurent uniquement dans les visas de parchemins.

-Mention des établissements et signatures des diplômes sur le parchemin. La circulaire du 7 mai 2023 définit les règles applicables dans 5 situations : diplôme délivré par un établissement seul accrédité ; diplôme délivré par un établissement seul accrédité mais associé à un autre établissement ; diplôme délivré par une communauté d’universités et établissements (ComUE) seule accréditée ; diplôme délivré par un établissement public expérimental seul accrédité ; diplôme délivré par un établissement composante accrédité ou par une composante accréditée au sein d’un établissement

-Règles générales pour les visas. La circulaire du 7 mai 2023 indique que les visas constituent les fondements législatifs et réglementaires des diplômes délivrés et qu‘ afin d’en limiter le nombre et de ne pas surcharger le parchemin du diplôme, ils sont désormais réduits aux articles L. 613-1 du Code de l’éducation concernant les diplômes nationaux, L. 642-1 de ce code pour les titres d’ingénieur diplômé, L. 612-7 de ce Code, L. 412-1 du Code de la recherche pour le doctorat et à l’arrêté d’accréditation ou de co-accréditation.

-Intitulé du diplôme. La circulaire du 7 mai 2023 précise que dans l’en-tête et dans le corps du diplôme, l’intitulé doit correspondre aux dénominations législatives et réglementaires des diplômes nationaux (licence, master, doctorat, etc.), et non pas dans une forme abrégée), et être mentionné dans son intitulé complet. Dans le cas des diplômes d’ingénieurs, l’intitulé du diplôme doit être conforme aux dénominations législatives et réglementaires mentionnées dans l’arrêté d’accréditation pour les écoles d’ingénieurs. La modalité de la formation (initiale, continue, par apprentissage, etc.) ne doit pas apparaître sur le diplôme. En ce qui concerne les 1^er et 2^ème cycles, est mentionné dans le corps du diplôme l’intitulé du domaine résultant de l’arrêté d’accréditation, intitulé suivi de l’indication de la mention.

-Attestations et diplômes. La circulaire du 7 mai 2023 opère une distinction dans 3 documents délivrés par un établissement d’enseignement supérieur et dont la portée est différente : attestation de réussite qui est le document délivré par le seul établissement d’enseignement supérieur après la délibération du jury, sur la base de celle-ci et du relevé de notes et permet à une personne de faire valoir ses droits en qualité de titulaire d’un diplôme dans l’attente de la délivrance du parchemin ; attestation de réussite qui doit être fournie 3 semaines au plus tard après la proclamation des résultats aux étudiants qui en font la demande. ; attestation de diplôme qui est le document délivré par le seul établissement permettant, sur demande de l’intéressé, de garantir que le diplôme dont il se prévaut lui a bien été délivré par l’établissement. Délivrance du diplôme. La circulaire du 7 mai 2023 rappelle que la délivrance du diplôme s’effectue sur la base de l’arrêté d’accréditation en vigueur au moment où l’étudiant a pris sa dernière inscription pour l’obtention du diplôme concerné. La circulaire du 7 mai 2023 indique que la délivrance du diplôme doit impérativement intervenir dans un délai inférieur à 6 mois.

-Édition et numérotation du diplôme. La circulaire 7 mai 2023 précise que l’édition du diplôme est effectuée sur un imprimé spécifique vierge de toute information (sans signataire pré-imprimé), normalisé, sécurisé, exclusivement commandé à l’Imprimerie nationale et doté d’un numéro codé, que chaque établissement doit compléter par une numérotation en continu des diplômes qu’il aura effectivement délivrés.

-Délivrance de duplicata. La circulaire du 7 mai 2023 indique que toute personne peut demander que soit établi un duplicata de son diplôme lorsque le document original a été détruit, perdu ou volé sur présentation de pièces justificatives officielles permettant de vérifier la validité de la demande (déclaration de sinistre, récépissé de plainte, déclaration sur l’honneur, etc.).

-Modification de l’état civil des diplômés. La circulaire du 7 mai 2023 déclare que toute personne ayant bénéficié d’un changement d’état civil peut demander la délivrance d’un diplôme conforme à son nouvel état civil en fournissant l’acte de la mention de ce changement inscrite par le service d’état civil à l’établissement qui a délivré le diplôme original.

-Procédure de remise des diplômes. La circulaire du 7 mai 2023 indique que les diplômes ne sont communicables qu’aux intéressés. Toutefois, elle signale que la remise du diplôme à un tiers, porteur d’une procuration, est autorisée sous réserve de respecter un certain formalisme.